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PEC certificata: a chi inviarla e quando si utilizza

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PEC certificata: a chi inviarla e quando si utilizza
PEC certificata: a chi inviarla e quando si utilizza

La nascita della PEC è stato il primo passo verso un’Italia evoluta e digitalizzata, che ancora oggi continua la sua strada attraverso l’integrazione di processi tecnologici e digitalizzati in diversi ambiti sociali, economici e commerciali.

La PEC certificata nasce nel 2005 ed è stata introdotta con il DPR n.68 dell’11 Febbraio 2005, denominato come il “regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata”. Questo decreto ha subito diverse modifiche e integrazioni nel corso del tempo, che hanno esteso l’obbligo della posta elettronica certificata anche alle imprese, ai professionisti e agli artigiani.

Ad oggi, la PEC è obbligatoria per ricevere le comunicazioni da parte dell’AdE e per inviare documenti con valore legale. A partire dal 2020, la PEC certificata è stata scelta come strumento per identificare il proprio domicilio legale. Ma quando è necessario mandare una pec certificata? E come funziona?

Cos’è la PEC e quando è obbligatoria

La PEC è un sistema di posta elettronica attraverso il quale è possibile fornire un messaggio con valore legale in formato elettronico. La PEC certificata utilizza i protocolli standard di una normale posta elettronica ma, attraverso i provider del servizio, è possibile apportare la firma elettronica su ogni contenuto presente nell’email e utilizza dei processi tecnologici che salvaguardano la sicurezza, l’integrità e l’autenticità del contenuto nonché degli allegati.

Ad oggi, gli indirizzi PEC attivi in Italia sono più di 9 milioni e con il passare degli anni sono sempre di più i cittadini privati che attivano la propria casella di posta certificata per ottenere le opportunità e i vantaggi offerti dalla PEC.

Tra i principali vantaggi offerti dalla posta elettronica certificata troviamo:

  • Il risparmio economico, perché il costo del servizio PEC è annuale e ogni singola email certificata costa meno di una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno;
  • Rapidità e semplicità di inviare documenti e messaggi con valore legale;
  • Possibilità di inviare una email certificata da qualsiasi dispositivo e in qualunque momento.

Quando è obbligatorio inviare una PEC?

Una email certificata è obbligatoria in molti casi, in particolare nell’ambito degli scambi documentali previsti dai processi telematici. Può essere utilizzata, ad esempio, per l’iscrizione a concorsi pubblici, per richiedere informazioni alle PA o per inviare documenti formali agli enti pubblici.

In ogni caso, l’indirizzo PEC è l’unico mezzo elettronico che può sostituire l’utilizzo di una raccomandata con ricevuta di ritorno, riconosciuto dall’ordinamento ai fini della trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di un valore legale.

Il domicilio digitale 

Il domicilio digitale è un nuovo obbligo a cui molte imprese e professionisti devono sottostare e viene riconosciuto attraverso l’utilizzo di un indirizzo di posta elettronica certificata, come definito dal regolamento (UE) n. 910/2014. I soggetti che devono avere obbligatoriamente un domicilio digitale sono:

  • Le imprese costituite in forma societaria;
  • Le imprese individuali attive e non soggette a procedure concorsuali;
  • Consorzi con attività esterna;
  • G.E.I.E.;
  • Aziende speciali di enti locali;
  • Imprese soggettività giuridica;
  • Associazioni iscritte nel Registro delle Imprese;
  • Associazioni, fondazioni non societari iscritti nel Repertorio Economico Amministrativo;
  • Persone fisiche iscritte nel Repertorio Economico Amministrativo.